PPWR technische Dokumentation nach Anhang VII

Anhang VII ist ein Verfahren, keine Feldliste

Wer nach der technischen Dokumentation sucht, sucht meist nach einer Struktur zum Ausfüllen. Der Verordnungstext liefert etwas anderes. Die amtliche Überschrift von Anhang VII lautet „Konformitätsbewertungsverfahren — Modul A — Interne Fertigungskontrolle", und Artikel 38 verweist für die Bewertung aller Anforderungen der Artikel 5 bis 12 auf genau dieses Verfahren.

Modul A bedeutet Selbsterklärung: keine notifizierte Stelle, keine Drittzertifizierung, keine CE-Kennzeichnung für die Verpackung. Das klingt nach Erleichterung und ist zugleich die Schwierigkeit — die Beweislast liegt vollständig beim Erzeuger.

Der Anhang hat fünf Nummern, und die technische Dokumentation ist nur eine davon:

Diese Aufteilung ist mehr als Systematik; zwei häufige Missverständnisse lösen sich damit auf. Erstens stehen die viel zitierten Aufbewahrungsfristen nicht irgendwo im Verordnungsteil, sondern in Anhang VII selbst — wer den Anhang als bloße Inhaltsliste beschreibt, widerspricht sich, sobald er die Fristen nennt. Zweitens verlangt Nummer 3 eine laufende Fertigungskontrolle: Ändern sich Gestaltung, Norm oder Spezifikation, ist nach Art. 15 Abs. 4 eine erneute Bewertung durchzuführen.

Die sechs Elemente a) bis f)

Nummer 2 formuliert zuerst eine Anforderung an das Ganze und dann die Elemente. Die Anforderung an das Ganze wird oft überlesen, obwohl sie ein eigenes Arbeitsergebnis verlangt:

Der Erzeuger erstellt die technische Dokumentation. Anhand der Dokumentation muss es möglich sein, die Konformität der Verpackung mit den geltenden Anforderungen zu bewerten, und sie muss eine angemessene Analyse und Bewertung der Risiken der Nichtkonformität enthalten.

Danach folgen die Elemente. Unten steht je Element zuerst der Wortlaut, dann die Einordnung, was er in der Beschaffung bedeutet.

Wenn Sie eine kursierende Übersicht zur technischen Dokumentation gegen diese Liste halten, prüfen Sie zuerst d) und f). Beide fehlen häufig, beide sind zwingend, und beide brauchen Vorlauf: Normenlisten müssen mit Ausgabestand geführt werden, Prüfberichte haben Laufzeiten. Eine Übersicht ohne diese zwei Elemente führt zu einer Dokumentation, die genau den Tatbestand „unvollständig" aus Art. 62 Abs. 1 Buchst. d erfüllt.

Die Sonderrolle von Artikel 10 Absatz 4

Für die Minimierung wird Element e) an einer Stelle konkret — der einzigen im ganzen Verordnungstext, die den Inhalt der technischen Dokumentation ausbuchstabiert. Art. 10 Abs. 4 verlangt drei Dinge: eine Erläuterung der Spezifikationen, Normen und Bedingungen, die bei der Bewertung gegen die Leistungskriterien des Anhangs IV verwendet wurden; die Gestaltungsanforderungen, die je Leistungskriterium eine weitere Verringerung verhindern; und die Testergebnisse, Studien oder anderen Quellen — ausdrücklich einschließlich Modellierungen und Simulationen —, die zur Bewertung des erforderlichen Mindestvolumens oder Mindestgewichts herangezogen wurden.

Das ist die brauchbarste Vorlage, die der Verordnungstext hergibt. Wer nicht weiß, wie tief die Dokumentation gehen muss, kann sich an diesen drei Punkten orientieren.

Was jetzt nachweispflichtig ist — und was nicht

Nummer 1 begrenzt das Verfahren auf die Anforderungen, die für die Verpackung geltend sind. Zum Stand dieses Beitrags ist das weniger, als die Elementeliste vermuten lässt:

Der auffälligste Eintrag ist die Recyclingfähigkeit. Sie steht in Element e), aber die Kommission hat die Bewertung vorläufig ausgesetzt — nachzulesen in ihrer Bekanntmachung vom 10. Juni 2026:

Bis zum Inkrafttreten des delegierten Rechtsakts bzw. der delegierten Rechtsakte gemäß Artikel 6 Absatz 4 der Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle müssen die Erzeuger das Konformitätsbewertungsverfahren gemäß Artikel 38 und Anhang VII der Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle in Bezug auf die Recyclingfähigkeit nicht durchführen.

Der delegierte Rechtsakt ist bis zum 1. Januar 2028 zu erlassen, danach bleiben 24 Monate für die Umsetzung. Für die Praxis heißt das: Wer heute ein Kriterienwerk als „die" PPWR-Recyclingfähigkeitsbewertung angeboten bekommt, sollte nach dem Stand fragen — und die eigene Datenstruktur so anlegen, dass sie eine späte Bewertung aufnehmen kann, ohne den vorherigen Stand zu überschreiben.

Vorlage, Format — und ein Ablaufdatum

Für die EU-Konformitätserklärung gibt es ein Muster: Anhang VIII enthält ein Formular mit den Feldern 1 bis 8 und einem Signaturblock. Für die technische Dokumentation gibt es das bislang nicht — Anhang VII sagt, welche Inhalte abzudecken sind, nicht in welcher Form.

„Bislang" ist wörtlich zu nehmen, und das unterscheidet diese Seite von den meisten Übersichten: Art. 7 Abs. 8 verpflichtet die Kommission, bis zum 31. Dezember 2026 Durchführungsrechtsakte zu erlassen — unter anderem zur Festlegung des Formats der technischen Dokumentation gemäß Anhang VII. Wer jetzt eine interne Struktur aufbaut, sollte sie so anlegen, dass sich die Inhalte später in ein vorgegebenes Format überführen lassen: Angaben einzeln erfasst statt in Freitextblöcken, Nachweise als eigene Datensätze statt als Anhänge im Fließtext.

Praktisch brauchen Sie zwei getrennte Dinge, die oft verwechselt werden: eine interne Struktur, in der die Dokumentation je Verpackungsart geführt und versioniert wird, und ein Abfrageformat für Lieferanten, das genau die Elemente erhebt, die Sie selbst nicht haben. Das zweite ist der Engpass, weil es von Dritten abhängt.

Woher die Daten kommen

Vier der sechs Elemente lassen sich ohne den Lieferanten nicht befüllen: Zeichnungen und Materialien der Bauteile, die Erläuterungen dazu, die angewandten Normen und die Prüfberichte. Damit ist die technische Dokumentation vor allem ein Lieferantenthema — und organisatorisch eine Einkaufsaufgabe, weil dort die Lieferantenbeziehung geführt wird.

Der stärkste Hebel dabei ist wenig bekannt: Die Auskunftspflicht des Lieferanten folgt nicht erst aus dem Vertrag, sondern direkt aus der Verordnung.

Lieferanten händigen dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen aus, die der Erzeuger benötigt, um die Konformität der Verpackung und der Verpackungsmaterialien mit dieser Verordnung nachzuweisen, einschließlich der in Anhang VII genannten […] technischen Dokumentation, in einer oder mehreren Sprachen, die vom Erzeuger leicht verstanden werden können.

Drei Dinge folgen daraus. Die Pflicht besteht unabhängig vom Liefervertrag — was nicht heißt, dass Fristen und Aktualisierungspflichten nicht trotzdem vertraglich verankert werden sollten. Sie umfasst ausdrücklich die Anhang-VII-Unterlagen, nicht nur allgemeine Produktdatenblätter. Und die Sprachwahl richtet sich nach dem Erzeuger: Ein Prüfbericht in einer Sprache, die Ihr Team nicht liest, erfüllt sie nicht.

Wie sich diese Unterlagen strukturiert einsammeln lassen, statt sie in E-Mail-Anhängen zu akkumulieren, beschreibt die Seite zur PPWR-Software für Dokumentation und Reporting. Verpackungshersteller, die umgekehrt ihren Kunden diese Unterlagen liefern müssen, finden das unter PPWR-Reporting für Hersteller.

Aufbewahrung, Versionierung und die Zehn-Tage-Frist

Aufzubewahren sind Dokumentation und Erklärung fünf Jahre bei Einwegverpackungen und zehn Jahre bei wiederverwendbaren Verpackungen, jeweils ab dem Tag des Inverkehrbringens. Das steht in Art. 15 Abs. 3 und wortgleich in Anhang VII Nr. 4.

Die praktisch härtere Anforderung steht daneben und wird selten zitiert: Fordert eine nationale Behörde die Unterlagen an, sind sie nach Art. 15 Abs. 10 innerhalb von zehn Tagen vorzulegen — in elektronischer Form, auf Verlangen zusätzlich auf Papier, und in einer Sprache, die von dieser Behörde leicht verstanden werden kann.

Zehn Tage reichen nicht, um Daten bei Lieferanten einzusammeln. Sie reichen nur, um vorhandene Daten zu exportieren. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer Ablage und einer Dokumentation.

Aus der Kombination beider Fristen folgt eine dritte Anforderung, die die Verordnung nicht als Begriff nennt, aber voraussetzt: Versionierung. Wechselt ein Lieferant im dritten Jahr das Material, muss nachvollziehbar bleiben, welche Angaben für die Ware aus dem ersten Jahr galten. Ein Ordner mit überschriebenen PDFs kennt nur den aktuellen Stand. Gefordert ist faktisch ein Datenbestand mit Gültigkeitszeiträumen — und Art. 15 Abs. 4 verlangt zusätzlich eine erneute Bewertung, wenn Gestaltung, Norm oder Spezifikation sich ändern.

Erzeuger oder Hersteller — zwei Begriffe, zwei Pflichtenkreise

Die deutsche Fassung der Verordnung verwendet zwei Begriffe, die im Alltag synonym klingen und juristisch Verschiedenes bedeuten. Anhang VII, Art. 38, Art. 39 und Art. 15 adressieren durchgängig den Erzeuger.

Für Einkaufsorganisationen heißt das: Wer Verpackungen einkauft und darin eigene Produkte verkauft, ist Erzeuger — die Dokumentationspflicht liegt bei ihm, nicht beim Verpackungslieferanten. Bei Transport-, Service- und Primärproduktionsverpackungen ist es regelmäßig umgekehrt, sofern die Verpackung nicht Namen oder Marke des Verwenders trägt.

Eine Ausnahme kehrt das Ergebnis um und wird selten genannt: Ist der Markeninhaber ein Kleinstunternehmen im Sinne der Empfehlung 2003/361/EG und ist sein Verpackungslieferant im selben Mitgliedstaat ansässig, dann gilt nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. b der Lieferant als Erzeuger — und trägt damit die Dokumentationspflicht.

Der Abnahmetest

Ob die Dokumentation trägt, lässt sich nicht am Projektplan ablesen. Der belastbarste Selbsttest ist eine Audit-Simulation mit Uhr: Ziehen Sie zehn Verpackungsartikel zufällig und versuchen Sie, für jeden alle zutreffenden Elemente vollständig vorzulegen — mit dem Stand, der zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens gültig war, und innerhalb von zehn Tagen.

Die Zeitvorgabe ist der eigentliche Test. Vollständigkeit lässt sich mit genügend Vorlauf herstellen, Vorlagefähigkeit in zehn Tagen nicht. Was dabei fehlt, ist die Projektliste. Eine ausformulierte Fassung dieses Tests samt Best Practices für die Lieferantenkampagne steht in der PPWR-Checkliste.

Ein letzter Punkt zur Einordnung: Nach Art. 39 Abs. 5 sind die zuständigen Behörden bestrebt, jährlich zumindest einen Teil der Konformitätserklärungen risikobasiert zu kontrollieren. Die Frage ist also nicht, ob geprüft wird, sondern mit welcher Wahrscheinlichkeit man dabei ist.