Verpackungsausschreibung ohne Excel-Chaos

Eine Verpackungsausschreibung (im Einkaufs-Sprachgebrauch oft "RFQ" — Request for Quotation) ist eine strukturierte Anfrage an mehrere Verpackungslieferanten zu einem konkreten Bedarf: Material, Maße, Mengen, Anforderungen. Ziel ist, vergleichbare Angebote zu erhalten und den passendsten Anbieter strukturiert auszuwählen — statt einzeln zu verhandeln und im Bauchgefühl zu vergeben.

Auch wenn Sie Ihre Bestandslieferanten gut kennen — eine Ausschreibung alle 12–18 Monate ist Marktdiagnose, nicht Misstrauensvotum. Drei Gründe: (1) Sie kalibrieren das Preisniveau gegen den aktuellen Markt, statt nur gegen den Vorjahreswert. (2) Sie sehen, ob Bestandslieferanten in Qualität und Liefertreue noch konkurrenzfähig sind. (3) Wer Bestandslieferanten halten will, kann das tun — der Wettbewerbsdruck bringt die Marktlage trotzdem auf den Tisch und lässt sich oft auch ohne Wechsel in bessere Konditionen umsetzen.

Technisch braucht jede Position: Verpackungstyp, Innenmaße, Material/Wandstärke, Bedruckung, Mengen, Lieferort, Termin, Zahlungsziel — bei einem mittelständischen Sortiment schnell 200–400 Artikel, oft verteilt über alte PDFs, Lieferanten-Mails und gewachsene Excel-Listen. Diese Daten müssen Sie nicht selbst zusammensuchen: PAXLY extrahiert sie direkt von Ihren Bestandslieferanten und aus existierenden Spezifikationen, bereitet sie strukturiert auf und identifiziert dabei gleich Optimierungspotenzial — Doppelpositionen unter verschiedenen Artikelnummern, veraltete Specs, fehlende PPWR-Nachweise. Sie starten die Ausschreibung mit einer kuratierten Datenbasis statt mit einer leeren Excel.

Klassische Faustregel: drei bis fünf qualifizierte Anbieter. Weniger = kein echter Wettbewerb. Mehr = unverhältnismäßiger Aufwand für beide Seiten, Lieferanten verlieren das Interesse bei zu niedriger Trefferquote. Mit PAXLY ist die Zahl deutlich nach oben offen: Die Plattform identifiziert automatisch alle Lieferanten, die für Ihren Bedarf wirklich in Frage kommen (Größe, Region, Spezialisierung, Materialfokus), und ermöglicht jedem Anbieter eine strukturierte Vorkalkulation auf einheitlicher Datenbasis — auch acht oder zwölf Teilnehmer sind kein Engpass mehr. Eigene Bestandslieferanten können Sie zusätzlich gezielt einladen.

RFI (Request for Information) = unverbindliche Markterkundung, "wer könnte überhaupt liefern?". RFP (Request for Proposal) = breitere Lösungsanfrage, "wie würden Sie unser Verpackungsproblem lösen?". RFQ (Request for Quotation) = konkreter Preis-/Konditionen-Vergleich auf eine fertige Spezifikation. Im Verpackungseinkauf des Mittelstands überwiegt das RFQ — die Spezifikation ist meist klar, es geht um Preis und Lieferfähigkeit.

Über reinen Stückpreis hinaus zählen vier Dimensionen: (1) Total-Cost-Sicht inkl. MOQ, Lieferzeit, Zahlungsziel, Werkzeugkosten und allen Nebenkosten (Anlieferung, Druck, Veredelung). (2) Qualität — Reklamationsraten, Spezifikationskonformität, Audits. (3) Zertifizierungen und Compliance — FSC, ISO 9001, BRC, PPWR-relevante Nachweise. (4) Marktkontext — wie liegt das Angebot gegenüber dem aktuellen Marktindex? Eine Excel-Tabelle leistet maximal die erste Dimension, PAXLY zeigt alle vier pro Lieferant nebeneinander.

Sechs Schritte: (1) Bedarf definieren — Material, Maße, Mengen, Qualitätsanforderungen, ggf. PPWR-Vorgaben. (2) Lieferantenauswahl — Bestand plus passende Anbieter aus dem Markt. (3) Anfrage versenden — strukturiert, mit gleicher Frist, gleichem Datenformat für alle. (4) Angebote sammeln und vergleichbar machen — bei PAXLY automatisch, in Excel manuell. (5) Bewerten gegen Marktindex und Performance-Score. (6) Vergeben und audit-fest dokumentieren. Schritte 3–6 sind die, in denen Excel-Workflows kippen.

Spezifikation aus Vorlage: ~30 Minuten. Lieferanten einladen: ~5 Minuten. Antwortfrist (Standard): 5-10 Werktage. Vergleich und Vergabe: ~30 Minuten. Gesamtprozess von Idee bis Vergabe: in der Regel zwei Wochen — gegenüber sechs bis acht Wochen bei klassischer Excel- und Mail-Abwicklung.

Faustregel: alle 12–18 Monate, plus auf Auslöser. Konkrete Auslöser: Markt liegt deutlich unter Ihrem aktuellen Vertragspreis (Marktindex zeigt 7 % oder mehr Differenz), Reklamationsraten oder Liefertreue verschlechtern sich über zwei Quartale, oder ein Bedarf wächst spürbar (neue Produktlinie, höhere Stückzahl). Eine Ausschreibung muss dabei nicht zu einem Lieferantenwechsel führen — oft reicht der Wettbewerbsdruck, um den Bestandslieferanten zu marktgerechten Konditionen zu bewegen.

Eine Ausschreibung liefert einen fairen Preis am Tag der Unterschrift — ohne Indexklausel im Vertrag wird er aber zum Stillstandspreis. PAXLY ergänzt jeden Vergabe-Vertrag um eine Indexklausel, sodass der Preis automatisch der Marktbewegung folgt. Wie das mechanisch funktioniert, welche Indizes wir nutzen und warum die Anpassung beidseitig wirkt — siehe Preisindex-Seite.