PPWR-Konformitätserklärung: was ab August 2026 verlangt wird
Gesucht wird meist eine Vorlage. Das verbindliche Muster steht in Anhang VIII der Verordnung — der Aufwand liegt woanders: in der technischen Dokumentation, die die Erklärung belegen muss. Was hineingehört, wer unterschreibt, wie lange aufzubewahren ist, und die fünf Fehler, die in der Praxis am häufigsten passieren.
Hendrik Schulze·Stand: Juli 2026
Direkt zu Vorlagen und ChecklisteWas die PPWR-Konformitätserklärung ist
Ab dem 12. August 2026 braucht jede in der EU in Verkehr gebrachte Verpackung eine EU-Konformitätserklärung. Sie folgt dem Muster in Anhang VIII der Verordnung (EU) 2025/40 und bestätigt je Verpackungstyp, dass die Anforderungen der Verordnung eingehalten sind.
Zwei Missverständnisse räumt man am besten sofort aus. Erstens: Die Erklärung wird je Verpackungstyp ausgestellt, nicht je Sendung oder Charge — sie ist kein Versandpapier. Zweitens, und praktisch wichtiger: Die Erklärung selbst ist der kleinste Teil der Arbeit. Sie ist die Unterschrift unter einen Datenbestand, den es vorher geben muss.
Das heißt aber nicht, dass an die Verpackung selbst noch keine Anforderungen gestellt würden. Ab August 2026 binden die Stoffanforderungen nach Art. 5 — besorgniserregende Stoffe auf ein Mindestmaß (Abs. 1), PFAS bei Lebensmittelkontakt (Abs. 5), Schwermetallsumme 100 mg/kg (Abs. 4) —, die Grundpflicht, dass Verpackungen recyclingfähig sein müssen (Art. 6 Abs. 1), und das Verbot irreführender Nachhaltigkeitsangaben (Art. 12 Abs. 8). Erst später kommen die messbaren Stufen und Quoten: Recyclingfähigkeit mindestens Stufe C (Art. 6 Abs. 3), Mindestrezyklatanteile (Art. 7), Leerraumgrenze (Art. 24) und das Minimierungsgebot des Art. 10 mit beiden Absätzen — bis zum 31.12.2029 gilt dafür die Richtlinie 94/62/EG weiter (Art. 70 Abs. 1 Buchst. b). Das Entscheidende für den Einkauf: Keine dieser Anforderungen lässt sich ohne Lieferantendaten belegen. Die vollständige Übersicht steht im Überblick zu Fristen und Pflichten.
Die technische Dokumentation nach Anhang VII
Belegen muss die Erklärung die technische Dokumentation nach Anhang VII. Das ist der eigentliche Gegenstand des Projekts, und die Unterlagen kommen überwiegend vom Lieferanten. Anhang VII Nr. 2 nennt dafür sechs Elemente:
- a) Allgemeine Beschreibung der Verpackung und ihres vorgesehenen Verwendungszwecks
- b) Entwürfe, Fertigungszeichnungen und Materialien von Bauteilen
- c) Beschreibungen und Erläuterungen zum Verständnis der Zeichnungen und der Funktionsweise
- d) Liste der angewandten harmonisierten Normen, gemeinsamen Spezifikationen und sonstigen technischen Spezifikationen
- e) Qualitative Beschreibung, wie die Bewertungen nach Art. 6, 10 und 11 durchgeführt wurden
- f) Prüfberichte
Element b) ist das, an dem Projekte scheitern: „Karton 300 g/m²" ist keine Angabe zu Zeichnungen und Materialien von Bauteilen. Und die Elemente d) und f) — Normenliste und Prüfberichte — fehlen in kursierenden Übersichten fast immer, obwohl sie zwingend sind.
Was jeder einzelne Datenbereich konkret verlangt, woran er in der Praxis hängt und warum es dafür — anders als für die Erklärung selbst — kein amtliches Muster gibt, steht im eigenen Beitrag zur technischen Dokumentation nach Anhang VII.
Die Vorlage — und was sie nicht leistet
Die häufigste Suche zu diesem Thema ist die nach einer Vorlage. Die Antwort ist unbefriedigend kurz: Das verbindliche Muster steht in Anhang VIII der Verordnung selbst. Eine PDF- oder Excel-Vorlage von dritter Seite ersetzt es nicht und hat rechtlich keine eigene Bedeutung.
Bei frei kursierenden Mustern lohnt zusätzlich ein Blick auf das Datum. Ein Teil der Detailkriterien — insbesondere zur Bewertung der Recyclingfähigkeit — kommt erst über delegierte Rechtsakte der Kommission, Frist der Kommission nach Art. 6 Abs. 4: 1. Januar 2028. Vorlagen ohne Stand veralten entsprechend schnell.
Was Sie stattdessen brauchen, ist ein Datentemplate für Ihre Lieferanten, das die Anhang-VII-Felder abfragt — verbindlich, einheitlich und als Pflichtbestandteil jeder Anfrage. Ohne ausgefüllte Daten kein Angebot. Das ist der Teil, der Vorlauf braucht.
Wer erklärt und wer haftet
Die Erklärung gibt der Erzeuger ab. Die Verordnung definiert ihn in Art. 3 Abs. 1 Nr. 13 als denjenigen, der Verpackungen oder verpackte Produkte unter eigenem Namen oder eigener Marke entwickeln oder herstellen lässt — nicht automatisch der Verpackungshersteller. Wenn Sie Verpackungen einkaufen und damit eigene Produkte verpacken, sind in aller Regel Sie der Erzeuger.
Diese Verantwortung lässt sich vertraglich nicht wegdelegieren. Was sich vertraglich verankern lässt und auch sollte, ist die Datenlieferpflicht des Lieferanten: Auskunftspflichten, Fristen, Aktualisierungspflicht bei Material- oder Rezepturwechsel. Genau hier sitzt der Einkauf an der entscheidenden Stelle, weil er die Lieferantenbeziehung führt — Recht und Nachhaltigkeit können beraten, einfordern kann nur der Einkauf.
Aufbewahrung und Vorlage bei Behörden
Konformitätserklärung und technische Dokumentation sind fünf Jahre bei Einwegverpackungen und zehn Jahre bei Mehrwegverpackungen aufzubewahren, jeweils ab Inverkehrbringen. Marktüberwachungsbehörden können sie auf Verlangen anfordern; sie müssen dann kurzfristig vorlegbar sein.
Aus „kurzfristig" folgt eine Anforderung, die in Projektplänen oft fehlt: Der Datenbestand muss versioniert sein. Wenn ein Lieferant das Material wechselt, muss nachvollziehbar bleiben, welche Angaben zum Zeitpunkt des Inverkehrbringens gültig waren. Ein Ordner mit überschriebenen PDFs leistet das nicht.
Der belastbarste Selbsttest ist eine interne Audit-Simulation: Ziehen Sie zehn Artikel zufällig und versuchen Sie, die vollständige Dokumentation vorzulegen. Was dabei fehlt, fehlt auch bei einer Behördenanfrage.
Fünf typische Fehler
Die Erklärung vor den Daten schreiben
Die Konformitätserklärung ist ein Ergebnis, keine Aufgabe. Wer sie ausstellt, ohne die Anhang-VII-Dokumentation vollständig zu haben, erklärt etwas, das er nicht belegen kann.
Lieferantenangaben als Dokumentation behandeln
Ein Produktdatenblatt als PDF im Postfach ist kein prüffähiger Datenbestand: nicht versionierbar, nicht je Artikel auswertbar, und es veraltet still bei jedem Material- oder Lieferantenwechsel.
Post-Industrial- als Post-Consumer-Rezyklat rechnen
Für die Rezyklatquoten zählt nur Post-Consumer-Rezyklat. Produktionsabfälle werden nicht angerechnet — wer sie einrechnet, überschätzt seine Quote.
Auf eine fremde Vorlage warten
Das verbindliche Muster steht in Anhang VIII der Verordnung. Der Aufwand liegt nicht im Formular, sondern in den Daten dahinter — und die kommen von Lieferanten, die in Wochen antworten, nicht in Tagen.
Keinen Verantwortlichen benennen
PPWR-Dokumentation fällt zwischen Recht, Nachhaltigkeit und Einkauf. Ohne benannte Ownership mit Mandat und Budget passiert nichts.
Wie ein Datenprojekt dazu praktisch aufgesetzt wird — Inventar, Lieferanten-Template, Nachqualifizierung, zentrale Datenbasis —, steht im Überblicksartikel unter In fünf Schritten zur Datenbasis. Für Einkaufsorganisationen, die diese Daten strukturiert bei ihren Lieferanten einsammeln wollen, beschreibt die Seite zur PPWR-Software für Dokumentation und Reporting, wie das als Nebenprodukt der normalen Beschaffung entsteht. Verpackungshersteller, die umgekehrt ihren Kunden diese Daten liefern müssen, finden das unter PPWR-Reporting für Hersteller.
Quellen & Methodik
- Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR), veröffentlicht im EU-Amtsblatt am 22.01.2025, in Kraft seit 11.02.2025 — Anforderungen an Konformitätserklärung und technische Dokumentation aus Anhang VIII bzw. Anhang VII; Rezyklatanteile aus Art. 7.
- Die verbindliche Feldstruktur der Erklärung ergibt sich aus dem Muster in Anhang VIII des Verordnungstexts. Dieser Beitrag beschreibt, welche Daten das Muster belegen muss, und gibt es nicht als Formular wieder.
- Leitlinien und FAQ der EU-Kommission zur PPWR vom 30.03.2026 (nicht rechtsverbindlich).
- Kriterien zur Bewertung der Recyclingfähigkeit folgen über delegierte Rechtsakte der Kommission (Frist der Kommission nach Art. 6 Abs. 4: 1. Januar 2028) und liegen noch nicht vor.
- Stand der Angaben: 28. Juli 2026. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Einordnung und keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen zur PPWR-Konformitätserklärung
Was gehört in die PPWR-Konformitätserklärung?
Die Erklärung folgt dem Muster in Anhang VIII der Verordnung (EU) 2025/40 und bestätigt je Verpackungstyp die Einhaltung der Anforderungen. Inhaltlich stützt sie sich vollständig auf die technische Dokumentation nach Anhang VII Nr. 2: allgemeine Beschreibung und Verwendungszweck, Entwürfe, Fertigungszeichnungen und Materialien der Bauteile, Erläuterungen dazu, die Liste der angewandten Normen und Spezifikationen, eine qualitative Beschreibung der durchgeführten Bewertungen sowie Prüfberichte — dazu eine Analyse der Nichtkonformitätsrisiken. Die verbindliche Feldstruktur nehmen Sie direkt aus dem Muster im Verordnungstext — der eigentliche Aufwand liegt in den Daten, die es belegen muss.
Gibt es eine offizielle Vorlage für die PPWR-Konformitätserklärung?
Ja — und zwar im Verordnungstext selbst: Anhang VIII der Verordnung (EU) 2025/40 enthält das Muster. Eine separate Vorlage als PDF oder Excel von dritter Seite ersetzt das nicht und ist rechtlich ohne Bedeutung. Praktisch brauchen Sie zwei Dinge: das Muster für die Form und eine strukturierte Datenbasis je Verpackungsartikel für den Inhalt. Vorsicht bei kursierenden Mustern ohne Datumsangabe: Teile der Detailkriterien kommen erst über delegierte Rechtsakte, entsprechend veralten frei verfügbare Vorlagen schnell.
Ab wann ist die Konformitätserklärung Pflicht?
Ab dem 12. August 2026. Ab diesem Datum gilt die PPWR unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten, und Konformitätserklärung sowie technische Dokumentation sind für jede in Verkehr gebrachte Verpackung Pflicht. Die Produktanforderungen — Recyclingfähigkeit mindestens Stufe C, Mindestrezyklatanteile, Leerraumgrenze — folgen erst ab dem 1. Januar 2030.
Wer muss die Konformitätserklärung ausstellen?
Der „Erzeuger" im Sinne von Art. 3 Abs. 1 Nr. 13 der Verordnung — also wer Verpackungen oder verpackte Produkte unter eigenem Namen oder eigener Marke entwickeln oder herstellen lässt. Das ist nicht automatisch der Verpackungshersteller: Wenn Sie Verpackungen einkaufen und damit eigene Produkte verpacken, sind in aller Regel Sie der Erzeuger. Ihre Lieferanten liefern die Unterlagen — dazu sind sie nach Art. 16 Abs. 1 verpflichtet —, die Erklärung geben Sie ab. Eine Ausnahme kehrt das um: Ist der Markeninhaber ein Kleinstunternehmen und sitzt sein Verpackungslieferant im selben Mitgliedstaat, gilt nach Art. 3 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. b der Lieferant als Erzeuger.
Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden?
Fünf Jahre bei Einwegverpackungen, zehn Jahre bei Mehrwegverpackungen — jeweils gerechnet ab dem Inverkehrbringen. Behörden können die Unterlagen auf Verlangen anfordern; sie müssen dann kurzfristig vorlegbar sein. Praktischer Prüfstein: Könnten Sie für zehn zufällig ausgewählte Artikel heute die vollständige Dokumentation vorlegen?
Was passiert, wenn die Konformitätserklärung fehlt?
Art. 62 Abs. 1 Buchst. a bis d führt die fehlende oder nicht korrekt ausgestellte Erklärung und die nicht verfügbare, unvollständige oder fehlerhafte Anhang-VII-Dokumentation als eigene Tatbestände der formalen Nichtkonformität auf — unabhängig davon, ob die Verpackung selbst alle Produktanforderungen erfüllt. Die Behörde fordert zunächst zur Korrektur auf. Besteht die Nichtkonformität fort, trifft der Mitgliedstaat nach Art. 62 Abs. 2 Maßnahmen, um die Bereitstellung auf dem Markt zu untersagen oder für Rücknahme oder Rückruf zu sorgen. Die Sanktionsvorschriften nach Art. 68 knüpfen laut Art. 62 Abs. 3 ausdrücklich nur an die Buchstaben g bis n an — am Anfang steht hier also nicht das Bußgeld, sondern das Vermarktungsverbot.